퇴직 후 회사가 경력증명서 안 주면 어떻게 할까? 발급의무·보관기간·신고방법

퇴사한 뒤 이직이나 공공기관 지원, 대출·자격증 신청 등을 위해 경력증명서가 필요한 경우가 많습니다.

그런데 이전 회사에 연락했더니

“퇴사한 사람 경력증명서는 발급 안 합니다.”

또는

“담당자가 없어서 못 줍니다.”

라고 거절하는 경우가 있습니다.

이럴 때 회사가 정말 경력증명서를 안 줘도 되는 걸까요?

결론부터 말하면 일정 요건을 충족한 근로자가 퇴직 후 사용기간·업무종류·지위·임금 등 필요한 사항의 증명서를 요구하면 사용자는 사실대로 작성해 즉시 발급해야 합니다.

근로기준법 제39조에서는 사용자가 퇴직한 근로자의 요청을 받으면 이러한 내용을 적은 사용증명서를 발급하도록 규정하고 있습니다.

실무에서 흔히 말하는 경력증명서와 법에서 말하는 사용증명서는 명칭은 다를 수 있지만, 근무기간이나 업무내용 등을 증명한다는 점에서 거의 같은 용도로 활용됩니다. 고용노동부도 사용증명서가 경력확인 자료로 활용될 수 있다고 안내하고 있습니다.

그렇다면 누구나 요청할 수 있는지, 퇴사 후 몇 년까지 회사에 요구할 수 있는지, 회사가 계속 거부하면 어디에 신고해야 하는지 자세히 알아보겠습니다.

경력증명서 발급은 회사의 의무일까?

근로기준법에서는 이를 사용증명서라는 이름으로 규정합니다.

사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 다음 사항에 관한 증명서를 요구하면 사실대로 적어 즉시 발급해야 합니다.

• 사용기간
• 업무종류
• 지위
• 임금
• 그 밖에 근로자가 필요로 하는 사항

그리고 중요한 점은 회사가 원하는 내용을 마음대로 추가해서는 안 된다는 것입니다.

법에서는 근로자가 요구한 사항만 증명서에 적도록 정하고 있습니다.

따라서 근로자가

“근무기간과 담당업무만 적어주세요.”

라고 요청했다면 회사가 굳이 불필요한 인사평가나 퇴직 당시 갈등내용 등을 추가할 필요는 없습니다.

경력증명서와 사용증명서는 같은 것일까?

일상적으로 회사에서 발급하는 서류는 대부분 ‘경력증명서’라는 이름을 사용합니다.

근로기준법에서는 이를 ‘사용증명서’라고 표현합니다.

고용노동부는 경력증명서가 근로자의 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 등을 기록한 문서라는 점에서 사용증명서와 기재내용이 거의 유사하며, 사용증명서 역시 경력을 확인할 수 있는 근거자료로 활용할 수 있다고 설명하고 있습니다.

따라서 이름이 반드시 ‘경력증명서’여야만 법적 효력이 있는 것은 아닙니다.

실제 이직회사에서 필요한 정보가 들어 있다면 회사의 ‘사용증명서’도 경력증빙으로 사용할 수 있습니다.

몇 일 이상 근무해야 발급을 요구할 수 있을까?

근로기준법 시행령에서는 사용증명서를 청구할 수 있는 근로자를 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 정하고 있습니다.

따라서 한 회사에서 계속해서 30일 이상 근무했다면 법에서 정한 사용증명서 발급을 요구할 수 있습니다.

정규직만 가능한 것은 아닙니다.

계약직이나 단시간근로자라고 하더라도 요건을 충족하면 적용될 수 있습니다.

퇴직 후 언제까지 요구할 수 있을까?

가장 중요한 부분입니다.

사용증명서의 법정 청구기간은 퇴직 후 3년 이내입니다.

근로기준법 시행령 제19조는 계속 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직한 뒤 3년 이내에 사용증명서를 청구할 수 있도록 정하고 있습니다.

예를 들어 2026년 6월 30일에 퇴사했다면 원칙적으로 퇴직 후 3년 이내에 청구하는 것이 안전합니다.

퇴사 후 3년이 지나면 절대 발급받을 수 없을까?

반드시 그런 것은 아닙니다.

3년은 근로기준법 제39조에 따라 회사에 발급을 법적으로 요구할 수 있는 청구기간입니다.

회사가 자체적으로 과거 인사기록을 더 오래 보관하고 있고 자발적으로 경력증명서를 발급해준다면 3년이 지난 뒤에도 받을 수 있습니다.

다만 퇴직 후 3년이 훨씬 지난 경우에는 근로기준법 제39조를 근거로 회사에 강제하기는 어려워질 수 있습니다.

따라서 오래된 직장일수록 경력증명서를 미리 받아 PDF 등으로 보관하는 것이 좋습니다.

회사도 관련 서류를 3년 동안 보관해야 한다

근로기준법에는 근로자만 3년 이내에 경력증명서를 요청하도록 규정한 것이 아닙니다.

회사 역시 근로자 명부와 주요 근로계약 관련 서류를 3년간 보존해야 합니다.

근로기준법 시행령에서 정한 주요 보존서류에는 다음과 같은 것이 포함됩니다.

• 근로계약서
• 임금대장
• 임금 결정·지급방법 등에 관한 서류
• 고용 관련 서류
• 해고 관련 서류
• 퇴직 관련 서류
• 승급·감급 관련 서류
• 휴가 관련 서류

근로자 명부는 퇴직일 등을 기준으로, 근로계약서는 근로관계가 종료된 날 등을 기준으로 3년간 보존하도록 되어 있습니다.

“기록이 없어서 발급 못 한다”고 하면?

퇴직 후 3년 이내인데 회사가

“자료를 이미 버려서 발급할 수 없다.”

고 한다면 회사의 서류 보존의무 문제도 확인할 필요가 있습니다.

근로기준법에서는 근로자 명부와 주요 근로계약 서류를 3년간 보존하도록 규정하기 때문입니다.

특히 퇴직 후 얼마 지나지 않았는데 회사가 아무런 자료가 없다며 발급을 거부한다면 회사에 다음 자료를 바탕으로 다시 확인을 요청해볼 수 있습니다.

• 근로계약서
• 급여명세서
• 4대보험 가입이력
• 퇴직관련 서류
• 인사발령자료

재직 중에도 경력증명서를 요구할 수 있을까?

가능합니다.

근로기준법 문구는 ‘퇴직한 후라도’라고 되어 있지만, 고용노동부 행정해석에서는 재직 중인 근로자도 사용증명서를 요구할 수 있다고 안내하고 있습니다.

따라서 재직 중 이직 준비나 자격증 신청 등을 위해 재직기간·담당업무 등의 확인서가 필요하다면 회사에 요청할 수 있습니다.

다만 회사에서 별도로 ‘재직증명서’ 양식을 운영하고 있다면 그 서류를 발급해주는 경우가 많습니다.

회사는 어떤 내용을 적어줘야 할까?

회사에서 원하는 내용을 아무렇게나 적는 것이 아니라 근로자가 요구하는 사항을 사실대로 적어야 합니다.

예를 들어 근로자가 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

근무기간 : 2021.03.02.~2026.06.30.

부서 : 영업팀

직위 : 대리

담당업무 : 국내 거래처 영업 및 계약관리

이 경우 사실관계가 맞다면 해당 내용을 증명서에 넣어달라고 요청할 수 있습니다.

고용노동부는 사용증명서에 사용기간, 업무종류, 지위와 임금뿐 아니라 근로자가 필요한 사항을 요구할 수 있으며, 사용자는 요구사항만 기재해 교부해야 한다고 안내하고 있습니다.

회사가 퇴사사유까지 마음대로 적을 수 있을까?

근로자가 요구하지 않은 사항을 회사가 임의로 적는 것은 주의가 필요합니다.

근로기준법에서는 사용증명서에 근로자가 요구한 사항만 기재해야 한다고 명시하고 있습니다.

예를 들어 근로자가 근무기간과 업무내용만 요청했는데 회사가

“근무태도 불량으로 퇴직”

같은 내용을 임의로 넣는 것은 문제가 될 수 있습니다.

특히 이직을 방해할 목적으로 부정적인 내용을 넣는다면 별도의 취업방해 문제까지 검토될 수 있습니다.

경력증명서에 임금도 적어달라고 할 수 있을까?

가능합니다.

근로기준법 제39조에는 사용기간과 업무종류뿐 아니라 지위와 임금도 명시되어 있습니다.

고용노동부는 여기에서 말하는 임금을 재직 중 받은 임금에 관한 사항으로 보고 있습니다.

다만 급여명세서나 임금대장 전체 사본을 회사가 사용증명서로 발급해야 한다는 의미는 아닙니다.

따라서

“마지막 월 기본급이 얼마였는지 기재해주세요.”

같은 요청과

“과거 5년치 임금대장 전체를 복사해주세요.”

라는 요청은 성격이 다릅니다.

회사가 “우리 회사 양식 외에는 안 된다”고 하면?

회사가 자체적인 경력증명서 양식을 사용하는 것 자체는 문제가 되지 않습니다.

중요한 것은 양식의 모양이 아니라 근로자가 법에서 인정하는 필요한 사항을 요구했는데 그 내용이 사실대로 포함되는지입니다.

예를 들어 새로운 회사에서 담당업무가 구체적으로 적힌 경력증명서를 요구하는데 이전 회사 양식에는 근무기간만 있다면,

“담당업무 항목도 추가해서 발급해 주세요.”

라고 요청해볼 수 있습니다.

회사가 경력증명서를 계속 안 주면 어떻게 할까?

법정 요건을 충족했는데도 회사가 정당한 이유 없이 사용증명서를 발급하지 않는다면 사업장 소재지를 관할하는 지방고용노동관서에 진정을 제기할 수 있습니다.

고용노동부 역시 사용증명서 발급 요건에 해당하는데 회사가 이를 발급하지 않는 경우 관할 노동청에 진정을 제기할 수 있다고 안내합니다.

바로 신고하기 전에 가능하면 회사에 서면으로 한 번 더 요청하는 것이 좋습니다.

예를 들어 이메일이나 문자로 다음 사항을 남깁니다.

• 경력증명서 발급 요청일
• 근무기간
• 필요한 기재사항
• 사용 목적
• 받을 이메일 또는 주소

이 기록은 이후 회사가 발급 요청을 받았는지 확인하는 자료가 될 수 있습니다.

경력증명서 발급 거부하면 과태료도 있을까?

있을 수 있습니다.

고용노동부는 근로기준법 제39조에 따른 사용증명서 발급의무를 이행하지 않은 경우 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다고 안내하고 있습니다.

따라서 회사에서

“퇴사자는 우리 직원이 아니니까 안 줘도 된다.”

라고 생각하면 안 됩니다.

근로기준법 자체가 ‘퇴직한 후라도’ 일정 요건을 갖춘 근로자의 요청을 받으면 즉시 발급하도록 정하고 있습니다.

퇴사 후 몇 달이 지났는데 연락을 안 받아주면?

전화만 반복하기보다 문자나 이메일처럼 기록이 남는 방법으로 요청하는 것이 좋습니다.

가능하면 다음 내용을 함께 적습니다.

“근로기준법 제39조에 따른 사용증명서 발급을 요청드립니다.”

그리고

• 성명
• 재직기간
• 근무부서
• 필요한 기재사항
• 발급 받을 이메일

등을 함께 보내면 됩니다.

회사가 계속 답변하지 않는다면 해당 자료를 가지고 관할 지방고용노동관서에 상담 또는 진정을 검토할 수 있습니다.

퇴사한 회사가 폐업했다면?

회사가 완전히 폐업해 발급할 주체 자체가 사라진 경우에는 상황이 달라집니다.

이 경우에는 회사로부터 새로운 경력증명서를 받기 현실적으로 어려울 수 있습니다.

그럴 때는 다음과 같은 자료로 경력을 입증하는 방법을 검토할 수 있습니다.

• 국민연금 가입증명서
• 건강보험 자격득실확인서
• 고용보험 자격이력내역
• 근로소득 원천징수영수증
• 근로계약서
• 급여명세서
• 급여 입금통장
• 과거 발급받은 경력증명서
• 업무분장표

특히 담당업무까지 증명해야 한다면 4대보험 기록만으로 부족할 수 있으므로 근로계약서나 업무자료를 함께 준비하는 것이 좋습니다.

퇴사 후 3년이 넘었는데 회사가 거부한다면?

앞서 설명했듯 근로기준법상 사용증명서 청구기간은 퇴직 후 3년입니다.

따라서 3년이 지난 경우에는 근로기준법 제39조에 따라 강제하기 어려울 수 있습니다.

하지만 회사가 장기간 자료를 보관하고 있고 자체적으로 발급해준다면 받을 수 있습니다.

회사에서 거부한다면 다음 자료를 대체자료로 활용하는 방법을 검토할 수 있습니다.

• 국민연금 가입증명서
• 건강보험 자격득실확인서
• 고용보험 가입이력
• 원천징수영수증
• 소득자료
• 근로계약서

회사가 “담당자가 퇴사해서 발급 못 한다”고 하면?

담당자가 퇴사했다는 사실 자체가 사용자의 법정 발급의무를 없애는 것은 아닙니다.

발급의무는 특정 인사담당 직원 개인이 아니라 사용자에게 부과되는 의무이기 때문입니다.

회사 법인이 정상적으로 운영되고 있고 법정 보관기간 내 자료가 있다면 다른 담당자를 통해 사실관계를 확인해 발급하는 것이 원칙입니다.

대표자가 바뀌었다면?

회사 대표자가 바뀌었다고 해서 과거 근로자의 경력이 사라지는 것은 아닙니다.

동일한 회사가 계속 운영되고 있다면 기존 인사자료를 바탕으로 과거 근무경력을 확인해 발급할 수 있습니다.

따라서

“그때 대표자가 지금 없으니 발급이 안 된다.”

는 말만으로 법정 발급의무가 없어지는 것은 아닙니다.

경력증명서 요청할 때 이렇게 하면 좋다

회사에 요청할 때는 필요한 내용을 구체적으로 적어 보내는 것이 좋습니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

발급 요청 서류 : 경력증명서 또는 사용증명서

근무기간 : 2022.01.03.~2026.08.31.

기재 요청사항 : 근무기간, 부서, 직위, 담당업무

용도 : 이직 제출용

수령방법 : 이메일 PDF

이렇게 요청하면 회사가 어떤 내용을 넣어야 하는지 명확해집니다.

회사가 경력증명서 발급 수수료를 요구할 수 있을까?

일반적으로 근로기준법에서는 사용증명서를 즉시 발급하도록 규정하지만 별도의 법정 발급수수료를 정하고 있지는 않습니다.

회사가 과도한 비용을 요구하거나 비용 지급을 이유로 발급을 사실상 거부한다면 근로기준법상 발급의무 취지와 맞는지 확인해볼 필요가 있습니다.

원천징수영수증도 경력증명서에 포함될까?

구분해서 봐야 합니다.

근로소득 원천징수영수증은 세법상 서류이고 경력증명서 또는 사용증명서와는 다른 문서입니다.

고용노동부도 원천징수영수증, 취업규칙 사본, 시말서 사본 등은 사용증명서에 반드시 포함되는 내용으로 보기는 어렵다고 안내하고 있습니다.

원천징수영수증이 필요하다면 회사 세무담당자 또는 국세청 관련 절차를 통해 별도로 발급받아야 합니다.

회사가 경력증명서에 사실과 다른 내용을 적었다면?

회사는 사용증명서에 사실대로 적어야 합니다.

예를 들어 실제 5년간 근무했는데 3년으로 적거나, 실제 담당업무와 전혀 다른 업무를 기재한다면 법이 요구하는 ‘사실대로 기재’ 의무에 문제가 생길 수 있습니다.

발급받은 경력증명서에 오류가 있다면 회사에 정정을 요구하고, 계속 사실과 다른 내용으로 발급한다면 관련 증거를 갖고 노동청 상담을 받아볼 수 있습니다.

경력증명서 관련 자주 묻는 질문

Q. 퇴사했는데도 회사가 경력증명서를 줘야 하나요?

네.

계속해서 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년 이내라면 근로기준법상 사용증명서 발급을 요구할 수 있습니다.

Q. 회사가 “퇴사자는 발급 안 된다”고 합니다.

근로기준법은 오히려 퇴직한 후라도 근로자가 요구하면 사용증명서를 발급하도록 규정하고 있습니다.

Q. 10년 전에 다닌 회사입니다. 발급 의무가 있나요?

법정 청구기간인 퇴직 후 3년이 지났기 때문에 근로기준법 제39조에 따른 강제 발급을 요구하기는 어려울 수 있습니다.

회사가 자발적으로 발급해주는지 먼저 문의하고, 어렵다면 4대보험·소득자료 등을 활용하는 것이 좋습니다.

Q. 담당업무도 반드시 적어줘야 하나요?

근로자가 요구하고 실제 근무사실과 일치한다면 업무종류는 근로기준법에서 명시한 사용증명서 기재사항에 포함됩니다.

Q. 회사가 아예 연락을 받지 않습니다.

문자나 이메일 등 기록이 남는 방식으로 정식 발급 요청을 남긴 뒤 계속 발급하지 않는다면 관할 지방고용노동관서에 진정을 검토할 수 있습니다.

Q. 발급 거부 시 벌금이 있나요?

형사상 벌금이라기보다 근로기준법상 500만 원 이하의 과태료 부과 대상이 될 수 있습니다.

Q. 회사는 제 자료를 언제까지 보관하나요?

근로기준법상 근로자 명부와 주요 근로계약 관련 서류는 원칙적으로 3년간 보존해야 합니다.

경력증명서 발급 거부 시 대응 순서

회사에서 발급을 거부한다면 다음 순서로 대응하는 것이 좋습니다.

1단계. 법정 청구기간인지 확인합니다.

퇴직 후 3년 이내인지 확인합니다.

2단계. 근무기간을 확인합니다.

계속해서 30일 이상 근무했는지 봅니다.

3단계. 서면으로 발급 요청을 남깁니다.

이메일·문자 등으로 필요한 기재사항까지 구체적으로 적습니다.

4단계. 회사 답변을 보관합니다.

발급 거부 문자나 이메일이 있다면 저장합니다.

5단계. 관할 지방고용노동관서에 진정을 검토합니다.

법에서 정한 발급의무를 이행하지 않는다면 관련 자료를 첨부해 진정할 수 있습니다.

마무리

퇴사했다고 해서 회사의 경력증명서 발급의무가 곧바로 사라지는 것은 아닙니다.

근로기준법 제39조에 따라 계속 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 사용기간·업무종류·지위·임금 등 필요한 사항에 관한 증명서를 요구하면 회사는 사실대로 적어 즉시 발급해야 합니다.

또 회사는 근로자 명부와 근로계약서, 임금대장, 고용·해고·퇴직 관련 서류 등 주요 근로관계 자료를 원칙적으로 3년간 보존해야 합니다.

따라서 퇴직 후 3년 이내인데 회사가

“퇴사자는 발급 안 된다.”

“담당자가 없어서 못 준다.”

는 이유만으로 계속 거부한다면 문자나 이메일로 발급 요청을 남겨두고, 이후에도 발급하지 않을 경우 사업장 소재지를 관할하는 지방고용노동관서에 진정을 검토할 수 있습니다. 고용노동부는 사용증명서 발급의무를 위반하면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다고 안내하고 있습니다.

반대로 퇴직 후 3년이 지났거나 회사가 폐업해 발급이 어려운 상황이라면 국민연금·건강보험·고용보험 가입이력이나 근로계약서, 원천징수 자료 등으로 경력을 대신 입증하는 방법을 준비하는 것이 좋습니다.

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※ 참조사항

본 내용은 2026년 9월 현재 시행 중인 근로기준법 제39조·제42조 및 근로기준법 시행령과 고용노동부 상담 안내를 기준으로 정리했습니다. 법에서 말하는 ‘사용증명서’와 회사에서 일반적으로 발급하는 ‘경력증명서’는 명칭과 양식이 다를 수 있지만 근무기간·업무내용 등 경력 확인 자료로 활용될 수 있습니다. 실제 회사가 발급을 계속 거부하는 경우에는 발급 요청 기록과 재직 사실을 확인할 자료를 보관한 뒤 관할 지방고용노동관서 또는 고용노동부 고객상담센터 1350을 통해 확인하는 것이 좋습니다.